每个企业都关心省钱和更快地完成工作。管理成本可以真正改变游戏规则。这不仅仅是为了减少账单。这是关于使用正确的系统来确保您的效率。你不想把钱浪费在浪费上。
中小型企业 (SMB) 需要 成本管理解决方案 适合他们的规模，而不是为大公司建造的东西。成本管理帮助您记录每一分钱。继续阅读，了解如何轻松减少开支并提高效率。
中小企业的成本管理
每个小企业都知道金钱的价值。你必须明智地花钱。但你从哪里开始呢？首先要了解您的支出是什么以及在哪里。成本管理工具可以让您一目了然。它们跟踪您的办公用品、打印习惯和能源使用情况。您可以看到哪些内容耗尽了您的预算以及可以削减哪些内容。这并不是什么大的改变。小的调整可以产生很大的不同。专注于必需品并修剪多余的东西。
实现对打印活动的可见性和控制
打印可能是一项隐秘的开支。直到账单堆积如山，你才会注意到这一点。但你可以掌控一切。通过监控打印使用情况，您可以了解谁打印什么、打印频率以及原因。您甚至可以设置限制。也许营销团队不需要每次会议都需要彩色打印。一旦你知道多余的部分在哪里，你就可以轻松地削减。软件可以帮助您自动完成此操作。印数更少，成本更低。
设置使用限制以降低成本
限制工作。如果你给人们自由支配的权利，成本就会上升。对打印、复印甚至纸张使用等事项设定界限。当有限制时，人们会三思而后行。他们明智地使用资源。只需在成本系统中单击几下，您就可以设置这些界限。不再有浪费的习惯。简单的规则可以在不增加压力的情况下控制事情。
利用设备管理提高效率
科技无处不在 在办公室里。打印机、扫描仪和复印机只是一个开始。但你需要多少？设备管理可帮助您充分利用机器。与其在每张桌子上都配备一个设备，不如进行整合。跨团队共享机器。跟踪它们的使用频率，看看是否有太多。如果设备管理得当，您可以节省维护、电力和耗材。减少混乱，节省更多。
优化总体拥有成本
有一个更大的前景需要考虑。总拥有成本 (TCO) 不仅包括设备的价格，还包括设备运行所需的一切。纸张、墨水、修理——加起来就够了。当您选择正确的工具时，您就可以降低 TCO。寻找节能设备。选择使用寿命更长的机器。更换经常发生故障的过时设备。更少的维修和更好的性能意味着更多的钱留在您的口袋里。
通过实时监控最大限度地减少停机时间
时间就是金钱。当你的系统出现故障时，你就会失去两者。 实时监控 让您在问题变成危机之前看到问题。通过正确的设置，您可以跟踪所有办公设备并查看是否出现问题。打印机墨水不足吗？扫描仪运行速度慢吗？在它崩溃之前修复它。你打嗝的次数越少，你的办公室运行的效率就越高。更少的停机时间意味着更高的生产力。
通过打印规则减少浪费
有时就是简单的事情。设置打印规则。仅在需要时允许彩色打印。将双面打印设置为默认值。限制人们一次可以打印的页数。这些规则可以节省纸张、碳粉和能源。它们还让员工思考他们正在打印的内容。他们真的需要那份 20 页的彩色文档吗？可能不会。当您控制浪费时，您就控制了成本。
提高跨部门的问责制
办公室里的每个人都在成本管理中发挥作用。这不仅仅取决于财务团队。通过跟踪部门的使用情况，您可以了解哪些团队使用的资源最多。 IT 打印的报告是否过多？ HR占用复印机了吗？当人们知道自己受到监视时，他们就会更加警惕。问责推动责任。很容易看出哪里需要改变以及谁需要推动。
选择正确的成本管理系统的技巧
既然您知道成本管理可以做什么，那么如何选择合适的系统呢？首先评估您的需求。寻找易于使用但提供您需要的所有功能的软件。确保它可以随着您的业务扩展。你不想在一年内就超过它。检查是否有良好的客户支持。如果出现问题，您会需要帮助。最后，确保它符合您的预算。随着时间的推移，正确的系统会收回成本。
削减成本并不是要做出重大改变。这是关于明智的决定。您可以通过有效的方式控制办公室的每个部分 成本管理解决方案。从打印到设备管理，您可以通过减少浪费和提高效率来节省成本。关键是要知道你的钱去哪里并进行小的调整。最后，一切都与平衡有关。有了正确的工具，您的业务就可以在不花太多钱的情况下发展。
特色图片来源： 德克兰太阳/Unsplash
